Denne artikkelen handler om oppstart, oppsett og onboarding av Helseboka Covid-19 kommune-løsningen.

Formaliteter

Lisensavtale og databehandleravtale signeres elektronisk når kommunens bestiller/kontaktperson logger inn på helseboka.pro første gang og senere ved evt. endringer. Vi har en jurist som jobber med å tilpasse denne til malen «Avtale om løpende tjenestekjøp (SSA-L)». Fakturering skjer i etterkant av oppsett av løsningen og fortrinnsvis som EHF-faktura. Vår daglig leder Marius Christensen og vår jurist håndterer dette. Kontakt han via knappen nederst til høyre på siden ved spørsmål.

Generelt om bruken

Kommunen administrerer en del av oppsettet av løsningen samt timebok og pasientens registreringer i proff-utgaven av Helseboka som nåes fra helseboka.pro

Pasientene kan bruke løsningen gjennom pasientutgaven som ligger på helseboka.app men den vil de ofte ikke merke så lenge de går inn via kommunens websider og linkes over til timebestillings-siden.

Pasientene vil så få informasjon og kan velge en time for seg selv eller på vegne av barn i første omgang. Det kommer også mulighet for å kunne gjøre det på vegne av andre.

Når en time er valgt blir man bedt om å fylle ut et skjema ved å svare på noen spørsmål (innsjekking). Når denne innsjekken er ferdig kommer brukeren tilbake til booking-siden og timen blir endelig bekreftet. Da skal det også komme ut en varsling/SMS til innbyggers telefon med en gang.

Oppsett kommunikasjon med primærjournalsystem

For å knytte Helseboka til kommunens primærjournalsystem trenger vi å vite hvilken organisasjon (navn og HER-id) samt hvilken tjeneste eller person (navn og HER-id) vi skal koble opp mot. Denne tjenesten vil være synlig for innbyggerne i Helseboka men vi kan endre navn/tekst i ettertid. Denne tjenesten vil også få alle meldinger fra innbyggernes registreringer i Helseboka.

Dersom kommunen bruker et journalsystem som har åpnet opp for pasientbooking er det også viktig at samme tjeneste/person er knyttet opp mot timeboken. Dette gjelder foreløpig bare journalsystemet Pridok.

Helseboka kan håndtere mange slike tjenester/personer på en gang, men de fleste kommuner starter med en tjeneste/person for Covid-19-testing i første omgang.

Når vi har fått denne informasjonen (markert med fete bokstaver over) så kan vi sette opp løsningen og sende test-meldinger fra ny pasient. Når test-meldingene kommer inn i kommunens primærjournalsystem bør de besvares og når det svaret har kommet tilbake i Helseboka så er kommunikasjonen oppe og går.

Dette skjer automatisk med journalsystemene Pridok og InfoDoc. For InfoDoc kreves PLO-modulen. For WebMed, CGM journal, Profdoc Vision, System X, PasientSky, Extensor, Visma Profil og Gerica er det mer komplisert og få i gang kommunikasjonen. Ta dette opp med Anders Stormo på kundesenteret (via knapp nede til høyre).

Løsningen kan fint brukes frittstående og så kobles opp mot et primærjournalsystem senere. Med Pridok er det utviklet en forenklet arbeidsflyt som gjør at man med svært få klikk får opprettet både regningskort og rekvisisjon til laboratoriet.

Mer info om aktivering av Helseboka-integrasjonen i Pridok samt hvordan sette opp online-timer der:

http://hjelp.helseboka.no/nb/articles/4335586-pasientbooking-med-pridok

Oppsett av brukere

Normalt sett blir kommunens kontaktperson satt opp som Administrator i løsningen så snart han/hun har logget seg inn på helseboka.pro

En administrator kan invitere inn nye brukere inne på helseboka.pro under Oppsett ved å velge:
Organisasjonens innstillinger

Brukere i organisasjonen

og så trykke på pluss-knappen oppe til høyre.

Endre gjerne tilgangen fra Bruker til Administrator sånn at det er 2 Admin-brukere. Ved bruk av timeboken i Helseboka.pro, bør det settes opp tilganger til flere operatører. De bør ha tilgang Redaktør for full tilgang til å administrere timeboken. Senere skal det å holde å være bruker for å kunne opprette, booke, flytte og avbestille pasienter/innbyggere.

NB: Den som blir invitert får en melding og må gå inn via linken innen 1 time.

Oppsett av tekster og grafikk

Løsningen blir betydelig bedre med riktige informasjonstekster til innbyggerne. Det ser også bedre ut med opplastet kommunevåpen ved siden av der man bestiller timer. Tekstene vil også ha mye å si for hva innbyggerne faktisk gjør i forbindelse med timebestilling og registrering. Det er også viktig at disse tekstene er så korte som mulig for at mest mulig av det skal bli fanget opp av brukerne. Ved ønske kan vi kopiere inn disse tekstene fra andre kommuner som et enklere utgangspunkt for å få dette opp raskt.

Informasjonstekst om helsepersonellet eller tjenesten

Denne teksten er fin å bruke til mer detaljert informasjon om hva dette helsepersonellet eller tjenesten tilbyr pasientene/innbyggerne.

Teksten kan for personer endres i proff-appen av Helseboka under:
Oppsett / Personlige innstillinger / Profesjonell informasjon /

Trykk på blyant til høyre for «Informasjon om deg synlig for pasientene»

Der kan det også lastes opp en logo eller grafikk for personen/tjenesten ved å trykke på ikonet. Grafikken må være i PNG eller JPG-format.

For tjenester må dere inntil videre kontakte kundesenteret med ny tekst/grafikk.

Si dessuten fra til oss om dere ønsker endret navnet på personen/helsetilbyderen rett over teksten.

Informasjonstekst om organisasjonen/klinikken/kommunen

Denne teksten er fin å bruke til mer overordnet informasjon om f.eks. kommunen. Teksten kan endres i proff-appen av Helseboka under:

Oppsett / Organisasjonens innstillinger / Synlig informasjon om organisasjonen /

Trykk på blyant til høyre for «Informasjon felles for alle hos tilbyder»

Der kan det også lastes opp en logo eller grafikk for organisasjonen ved å trykke på ikonet. Grafikken må være i PNG eller JPG-format.

Si fra til oss om dere ønsker endret navnet på organisasjonen. Men endringene vil gjelde alle brukere/tjenester under organisasjonen.

Informasjonstekst som vil vises på siste siden av registreringer / innsjekker

Denne teksten kan brukes for å informere om hva som skjer etter at personer har fylt ut skjemaet. Det er svært viktig at brukerne ikke tror at de er ferdig når de ser teksten. De må trykke på knappen nederst for å sende inn registreringen og få bekreftet en timebestilling på siden etter, dersom registreringen er i forbindelse med en timebestilling. Teksten kan endres i proff-appen av Helseboka nederst under:

Oppsett / Organisasjonens innstillinger / Funksjoner for organisasjonen /

Ekstra informasjon i timebekreftelses-varslinger

Vi anbefaler at dere legger inn minimum adresse til oppmøtested i varslingene/påminnelsene som sendes ut om timer. Den funksjonen kommer snart.

Bruk av filtere

Vi har også avanserte muligheter for filtrering på spesialitet, varighet på timene, vanlig time/videotime og kontorsted. Eksempelvis kan disse filterne brukes for å kunne prioritere opp ansatte, prioritere eller blokkere for de som heller bør sendes til private aktører og dersom det er behov for å prioritere egne innbyggere.

En bonus ved bruk av slike filtere er at ledige timer hentes inn i bakgrunnen allerede mens brukeren bruker tid på å bestemme seg.

Integrere booking-løsningen på kommunens nettsider

Linker til kommunens websider ligger under Oppsett og nærmere bestemt:

Organisasjonens innstillinger

Koble kundene til deg (snart: Koble til publikum)

Vi anbefaler linken til høyre for: Timebestilling før innlogging

Den begynner på helseboka.app/b/c/ og slutter på tilbyder-IDen til organisasjonen.

Bruk av timeboken for operatørene

Ved bruk av frittstående timebok kan den administreres inne fra helseboka.pro under Hendelser. Velg så Timebok-fanen oppe til venstre og velg så riktig tjeneste rett over datoen. Det er viktig at det ikke står navnet på noen av operatørene der, men navnet på tjenesten/kontoret. Dette valget vil også snart huskes av løsningen.

Det er mange funksjoner her for å opprette en eller flere timer på en gang, for å blokkere men auto-tilgjengeliggjøre når timen foran er booket, for å blokkere ledige, for å kopiere videre til nye dager osv.

Det er også på vei ut en mulighet for å krysse av på avtalen når rekvisisjon og regningskort er skrevet i annet system.

Det vil dessuten også komme et farget triagerings-merke på timen dersom pasienten kan være dårlig.

Man kan sette inn pasienter manuelt fra timeboken og man kan også klikke på en avtale for å få frem informasjon fra registreringen som kan brukes til laboratorierekvisisjonen.

Inne på en avtale er det funksjoner bak pluss-knappen for å skrive til pasienten og invitere til videokonsultasjon. Oppe til høyre på siden kan man få frem mere detaljer om pasienten, evt. se bilde (snart også ta bilde av pasienten), se tilgangslogg, se triage-status. Nederst er det avanserte automatiske oppfølgingsfunksjoner.

Kommentarer

Dersom det er noe du ikke fikk svar på her så bare spør med kundesenter-knappen nede til høyre på siden. Si også bare fra om dere trenger opplæring over et videomøte eller hjelp ved hjelp av TeamViewer.

Vi gjentar også det viktigste her muntlig på telefon eller i videomøter.

Lykke til med en rask oppstart med vår løsning!

Anders Stormo

teknisk koordinator / ass. daglig leder / lege

Helseapps AS

Fant du svaret?